コラム

社会人になったら必ず覚えておきたいのが名刺交換のマナー。
最近ではオンライン上での名刺交換も増え、名刺交換の形も年々変わってきていますが、基本的な名刺交換の方法を覚えておくことは大切です。
ここでは、基本的な名刺交換の手順と押さえておきたいポイントをご紹介します。

基本的な名刺交換の手順　

名刺の準備する

名刺を切らさないように、名刺入れには常に多めにストックしておきます。
名刺自体に汚れや折れがないか、名刺交換の前に確認しておきましょう。

名刺交換の準備する

名刺をスムーズに出せるように、名刺入れから差し出す名刺を準備します。
相手の正面に立ち、名刺を渡しやすい距離をとります。

名刺入れからではなく財布やポケットから直接名刺を取り出すのは原則としてマナー違反です。
名刺の汚れや折れを防ぐためにも、名刺入れは必ず用意しましょう。

名刺を差し出す

名刺は目下の方(訪問側や受注側)が先に差し出すのが日本式のマナーです。
相手の顔を見て、会社名・部署名・名前を名乗りながら両手で差し出します。
名刺は相手が見やすい向きに差し出し、文字やロゴマークに指が掛からないように気を付けます。

テーブルや机をはさんで名刺を交換を行うのは原則としてマナー違反となります。
ただし、やむを得ずテーブルを挟んで交換する場合は「テーブル(机)越しで申し訳ございません」と一言添えた上で名刺交換を行いましょう。

名刺を受け取る

受け取る際は「頂戴いたします」と一言添えて、両手で受け取ります。
差し出すときと同様に文字やロゴマークに指がかからないように気を付けてください。
名前の読み方が分からない場合は、「失礼ですがどのようにお読みすればよろしいでしょうか」と丁寧に尋ねましょう。

受け取った名刺はすぐにしまわず、名刺入れの上に置いておきます。
複数の相手と交換した場合は、役職の高い順や座席順に並べましょう。

名刺をしまう

名刺をしまうタイミングに明確な答えはありませんが会議や打ち合わせなどが終わるタイミングで一緒にしまうようにすれば失礼になりません。
また、資料が配布される場合やスペースの関係上、名刺をしまわざるを得ない場合には、一言断りを入れて名刺入れにしまいましょう。

名刺入れに入れずに、ポケットや手帳にしまうと相手に悪い印象を与えかねません。
汚れや紛失の恐れもあるため、必ず名刺入れにしまいましょう。

こんな時どうする？　

名刺を忘れた・名刺がない場合

名刺を忘れてしまった場合や、名刺が手元にない場合は「申し訳ございません。ただいま、名刺を切らしております。」とお詫びしたうえで自分の所属と名前を名乗りましょう。

目上の方から名刺を差し出された場合

目上の方から名刺を差し出された場合は「申し遅れました」と一言添えるとスマートです

同時に交換するとき

同時に名刺を差し出す「同時交換」の場合は、両手で持っていた名刺を右手に持ち替え相手と同じタイミングで名刺を交換します。
右手に自分の名刺を、左手には名刺入れを持ち、名刺入れが受け皿になるように名刺を受け取ります。
相手に名刺を渡し終えたら、受け取った名刺に右手を添えます。

相手が複数人いる時

名刺を交換する相手が複数人いる場合、基本的に目下から目上へ先に役職の上の人から順番に交換します。
仮に受注側が発注側に訪問し、取引先の上司・取引先の担当者・自社の上司・自分の4人の場合は下記のような順番で名刺交換を行います。

①自社の上司と取引先の上司

②自社の上司と取引先の担当者
　自分と取引先の上司

③自分と取引先の担当者

また、複数人との名刺交換の場合はスムーズに名刺交換に挑めるよう、名刺入れからあらかじめ人数分の名刺を取り出し、名刺入れの間に挟んでおきます。
名刺交換をする度に1枚ずつ名刺入れの上に置き直して差し出しましょう。

名刺を複数枚重ねた状態で名刺を差し出すのはマナー違反になります。
名刺入れの上には必ず1枚ずつ置き直して差し出てください。
また、受け取った名刺を名刺入れの上に重ねていく行為もマナー違反となるので注意しましょう。